In het tijdperk van digitalisering is correspondentie overwegend elektronisch. Stempels zijn echter niet van het toneel verdwenen. Ze zijn zelfs nog steeds te vinden op de bureaus van de meeste bedrijven, of het nu gaat om gevestigde bedrijven of innovatieve start-ups. Veel oprichters twijfelen of er een algemene verplichting is om bedrijfsstempels te gebruiken.
De aanhoudende populariteit van stempels heeft ertoe geleid dat het assortiment producten steeds groter wordt. Moderne producten staan zonder uitzondering voor een hoge printkwaliteit. Een voordeel is het individuele ontwerp, dat uitsluitend is gebaseerd op de ideeën en wensen van de klant. Door het gebruik van verschillende kleuren, lettertypen en lettergroottes en de integratie van logo’s kunnen individuele stempels met een hoge herkenningswaarde worden gecreëerd. Ze verschillen ook op een paar andere gebieden, waaronder:
- Materiaal – klassiek hout, licht, handig kunststof of robuuste metalen producten
- Vorm – vierkant, rond of ovaal
- Kunst – individuele stempels voor traditioneel gebruik met stempelkussens, producten met ingebouwde inkt of stempelpennen
Geen bedrijfsstempel vereist
In principe hoeven bedrijven juridisch gezien geen stempel te hebben. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld notarissen of diverse instanties. Ze worden onder meer gebruikt bij resoluties, eindvonnissen en documenten. Officiële stempels en officiële zegels worden voornamelijk gebruikt om de echtheid van documenten te bevestigen. Wie ze onherkenbaar maakt of wijzigt, begaat een strafbaar feit dat zal worden vervolgd.
Het Burgerlijk Wetboek bevat alle rechtsgrondslagen voor de schriftelijke vorm.
- Indien de wet een schriftelijke vorm voorschrijft, moet het document door de uitgever zelf worden ondertekend door zijn naam te ondertekenen of door een notarieel handteken te gebruiken.
- In het geval van een contract moet de ondertekening van de partijen op hetzelfde document staan. Indien meerdere identieke documenten in het contract zijn opgenomen, volstaat het dat elke partij het document voor de andere partij ondertekent.
- De schriftelijke vorm kan worden vervangen door de elektronische vorm, tenzij de wet anders bepaalt.
- De schriftelijke vorm wordt vervangen door de notariële verklaring.
Dit betekent dat de handgeschreven handtekening in alle gevallen bepalend is. Er is dus geen verplichting voor bedrijfsstempels. Als er een wordt gebruikt, is deze ook niet onderworpen aan enige wettelijke regeling met betrekking tot de informatie die erin staat. Startende oprichters moeten echter weten dat bedrijfszegels in de jurisprudentie enige aandacht kunnen krijgen. Voorbeeld:
Als een document een bedrijfsstempel en een handtekening heeft, gaat de ontvanger er meestal automatisch vanuit dat het authentiek en juridisch bindend is. Het is echter mogelijk dat de ondertekenaar helemaal niet bevoegd was om een contract of iets dergelijks aan te gaan. In het geval van een geschil kan het document worden aangevochten, ook al is het ondertekend en afgestempeld. Waarom hebben talloze bedrijven vandaag nog bedrijfsstempels? Bedrijfsstempels zorgen voor de ernst van elk document en ook van enveloppen. Er zijn veel ondernemers die het een onmisbaar onderdeel vinden bij het afhandelen van hun correspondentie.
Startende oprichters die hun eerste huurovereenkomst voor bedrijfsruimte afsluiten, vinden de handtekening alleen vaak niet voldoende. Alleen het bedrijfsstempel laat zien dat dit een zakelijke maatregel is. Daarnaast benadrukt hij de beslissingsbevoegdheid bij het sluiten van contracten met leveranciers. Sterker nog, veel zakenpartners beschouwen een document zonder bedrijfsstempel als minder betrouwbaar. Om deze reden bevatten de meeste conceptcontracten tegenwoordig nog steeds zowel een handtekening- als een stempelveld.